por María Cecilia Hernández

Para muchos los gastos de un viaje de negocios se traducen en tiquete aéreo, alojamiento y alimentación. Pero para viajar bien, cómodamente y no interrumpir la productividad de un empleado que se desplaza con el fin de tratar asuntos de vital importancia para la compañía, participar en alguna reunión o concertar un negocio, hace falta tener claros factores y variables mucho más imperiosas que la aerolínea, el hotel y el menú.

En la sexta versión de ViajesCorp Américas, los asistentes a las charlas académicas tuvieron la oportunidad de conversar y opinar sobre este tema que se trató en diversas conferencias y desde diferentes ópticas, pero siempre enfocadas hacia la búsqueda de la mejor estrategia para ahorrar a la hora de viajar.

“Teniendo en cuenta que en la mayoría de las organizaciones los gastos de viaje y representación (T&E) suponen el segundo gasto mayor que se puede controlar, se hace indispensable lograr el mayor ahorro posible en ese rubro para evitar sobre costos o pasarse de los límites presupuestados”, comentó Eduardo Murad, Travel Procurement Lead and Council de IBM para Latinoamérica.

Murad estuvo presente en ViajesCorp Américas 2011 con su conferencia “Acciones clave para controlar los gastos indirectos en los viajes de sus ejecutivos”. Durante su presentación aseguró y enfatizó que uno de los pasos fundamentales para lograr este objetivo es el diseño y la implementación rigurosa de una política de viajes bien estructurada.

Con esta premisa estuvo de acuerdo el argentino Daniel Marcelo Feige, representante de Outback Consulting, quien también hizo presencia en el Congreso con su charla “Total cost of trip (TCT)”.

Feige afirmó que una buena estrategia para controlar los gastos de un viaje corporativo es tener un balance entre el programa y la política de viajes.

Según el ejecutivo, el TCT es un concepto pensado con el objetivo de definir las estrategias que una compañía debería seguir para planificar los gastos de un viaje, teniendo en cuenta que no solamente deben contabilizarse los gastos visibles, sino también los no visibles, los cuales pueden llegar a sumar hasta el 45% del total.

No se pase del presupuesto

Algunos de los factores que impactan la gestión de gastos e incrementan los costos tienen que ver con el aumento del rubro de representación tanto al interior de la empresa como al exterior.

Internamente, por ejemplo, este incremento sucede cuando hay nuevos proyectos, nuevos clientes o cambios de políticas. Otros asuntos que no tienen que ver con el funcionamiento propio de la organización pero que también pueden alterar este centro de costos son, por ejemplo, crisis económicas en el contexto nacional o mundial, desastres naturales, entre otros.

Según Murad, en la mayoría de los casos la teoría es diferente a la práctica; es decir, existe una política de viajes definida pero su aplicación en la realidad no es coherente con esa que está escrita.

Otros obstáculos que, tal y como lo explica el representante de IBM, se deben superar a la hora de tener bajo control todos los gastos de un viaje son la poca visibilidad de los detalles de los mismos, el tiempo excesivo de aprobación y reembolso, el intenso trabajo que todavía se hace de manera manual en la rendición de estos y la necesidad de integrar la información referente al viaje en un solo sistema.

Para Daniel Feige existen soluciones, o por lo menos medidas, que contribuyen a paliar este tipo de particularidades con que cuenta este mercado y que inciden directamente en la economía de la compañía. Entre ellas, permitir la participación de todas las partes y los actores involucrados a la hora de tomar decisiones, reconocer dónde está la compañía y cuáles son sus falencias, definir proveedores preferentes y establecer como obligatorio el uso de TMC.

Cuando lo oculto sale a la luz

Al presupuestarse un viaje empresarial es fundamental tener en cuenta que este no sólo tiene un componente cuantitativo, sino que además involucra un elemento cualitativo fundamental a la hora de hacer que la estadía de un ejecutivo sea confortable y, en consecuencia, productiva.

Este factor cualitativo del viaje es el que, tal vez, genera la mayor parte de los costos no visibles: conectividad, comunicación, traslados al interior de la ciudad destino, salud, lobby, entretenimiento, entre otros.

“Cuando se presenta la relación de gastos podría decirse que es el momento en el que ‘lo oculto sale a la luz’ y vemos asuntos que no se habían contemplado en el presupuesto inicial”, apuntó Feige.

Los fees de las tarjetas de crédito, las diferencias en el cambio de moneda, y detalles que no se planean al iniciar un viaje de negocios van sumando hasta formar un grueso bloque de costos.

“El 25% de las compañías no contemplan los fees de su agencia de viajes ni de las tarjetas de crédito, el 18% no tiene en cuenta los per diems rates, el 60% no incluye en el presupuesto las diferencias de tipo de cambio y entre el 50% y el 60% de las transacciones asociadas a los viajes no concilian inicialmente”, expuso el representante de Outback Consulting.

En el hecho de controlar cualquier detalle de los viajes hay ventajas muy valiosas, allí, explicó Eduardo Murad, se pueden encontrar oportunidades de negocio, se identifican desviaciones y fraudes, se lleva una contabilidad impecable, se cumple con la política de viajes, se da la posibilidad de conocer los top de viajeros, de destinos y de proveedores  y permite el diseño de estrategias gracias a que se evidencian los mayores costos por categorías (hoteles, transporte, tiquetes, comunicación, etc.).

Algunos ases bajo la manga

Los expertos presentes en ViajesCorp Américas 2012 compartieron algunas estrategias y tácticas que pueden ser útiles a la hora de concebir planes y políticas de viaje.

El uso de una herramienta de gestión de gastos es una de las opciones que se están implementando con mayor fuerza en el segmento y con buenos resultados, pues reduce el tiempo de procesamiento, evita los reprocesos, brinda mayor margen de auditoría y permite controlar tanto antes como después del viaje. Así mismo, entrega reportes y estadísticas, tan importantes al momento de pensar en nuevas ideas de ahorro.

“Las tácticas se pueden dividir según el nivel de impacto que tengan en el costo total del viaje, y por categoría. Por ejemplo, en el tiquete aéreo se pueden usar tarifas no reembolsables, darle prioridad a los viajes en clase económica o económica premium, sugerir que los utilicen sus millas personales para los viajes de negocio, hacer reservas de manera anticipada, entre otras”, sugirió Daniel Feige.

En la parte de reserva de hoteles algunas sugerencias para lograr mayor ahorro son: reservar el hotel junto con el tiquete aéreo para reducir los costos extra en los fees, cargar las tarifas negociadas en los GDS, hacer uso mandatorio de la tarjeta de crédito para maximizar la recolección de datos y reducir gastos administrativos, definir tarifas máximas permitidas y establecer procesos de excepción a esas políticas.

Teniendo en cuenta que los departamentos encargados de manejar los viajes de las empresas son los que mayores riesgos de reducción de presupuesto corren, por ser los viajes considerados un gasto y no una inversión, nuestros entrevistados argumentaron que estas áreas necesitan traducir los ahorros logrados al utilizar tarifas más económicas o al no realizar ciertas compras, en métricas financieras estándar como EPS (earnings per share - ganancias por acción) y EBITDA para que reflejen con exactitud el valor que tienen estos ahorros en términos de métrica corporativa.

Portal de América - Fuente: www.gerenciadeviajes.com