Rentabilizar la participación en ferias IV: Preparación para la participación en el evento
Lunes, 25 Julio 2011 01:47

 Rentabilizar la participación en ferias IV: Preparación para la participación en el evento

La rentabilidad de la participación en una feria turística comienza a manifestarse ya en la preparación previa para asistir a la misma.  Razón por la cual en el presente artículo mencionaremos los aspectos más importantes a considerar en esta preparación para el logro de un mejor resultado.

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por Miguel Ángel Acerenza, desde México

Los principales puntos sobre los cuales deben centrarse los trabajos previos destinados a la participación en las ferias son: la selección del espacio (booth), el diseño del stand, y la capacitación del personal que atenderá a los visitantes en el stand.  Enseguida los comentarios relacionados con estos puntos.

SELECCIÓN DEL ESPACIO (booth)
Al seleccionar el espacio se debe tener el cuidado de verificar ciertos aspectos que pueden llegar a afectar seriamente el desempeño de la actuación durante el desarrollo de la feria.  Algunos de estos aspectos son:

a)   Identificar los lugares de mayor flujo de visitantes.
b)   Evitar los extremos cerrados en el recinto ferial.
c)  Verificar que en el espacio ofrecido no existan columnas, postes, o desniveles
en el piso, obstáculos estos bastante  comunes en las ferias organizadas por las asociaciones de prestadores de servicios.

Otro aspecto a tener en cuenta es que cuando se participa en ferias organizadas en países distantes del destino, como son los casos de las ferias europeas, es conveniente seleccionar espacios cercanos a los de los destinos turísticos vecinos, por cuanto ello otorga ciertas ventajas.  A saber:

a)    Aumenta las posibilidades que nuestro destino pueda ser incluido en los programas turísticos de múltiples destinos en la región, organizados por los mayoristas y tour operadores.
b)    Si la oferta de nuestro destino tiene ventajas frente a la de los otros destinos de la región, estas ventajas se hacen más notorias, mejorando así la posición competitiva del destino.

DISEÑO DEL STAND

Con respecto al diseño del stand, lo primero que se debe tener muy presente es que no se va  a participar en un concurso al mejor stand.   Que se trata de una acción de promoción de venta, por lo que el stand tiene que contribuir al máximo a esta labor.
El diseño del stand por tanto, tiene que ser muy funcional, apropiado para las actividades que se tendrán que desarrollar en él.  Por lo que se tendrá que asesorar al constructor del mismo sobre los requisitos a los cuales deberá ajustarse el diseño, y evitar así la presentación de un stand inapropiado, con adornos innecesarios, pero  inadecuado para una acción de promoción de ventas.

CAPACITACIÓN DEL PERSONAL QUE ATENDERÁ EN EL STAND

Este es otro de los aspectos al cual se le debe prestar una especial atención.  Tanto el personal del organismo de turismo, como el de los prestadores de servicios que participarán en las ferias, tienen que ser debidamente seleccionados y preparados, si se desea un desempeño eficaz de los mismos en los eventos.
El personal del organismo de turismo designado para atender en el stand tiene que contar, como mínimo, con los siguientes requisitos:

a)    Hablar ingles.
b)    Conocimiento en promoción de ventas. y
c)    Experiencia en la participación en ferias.

Una vez que se ha seleccionado el personal del organismo de turismo, al mismo se le tiene que interiorizar con  la feria en la cual se va a participar, y los objetivos que se pretenden alcanzar en la misma.  Para lo cual se le deberá informar sobre:

a)    Característica de la feria y el tipo de visitantes que se espera contactar.
b)    Los objetivos y metas que se pretende alcanzar.
c)    Características de los productos del destino que se promocionarán.
d)    Los operadores turísticos y hoteles que participarán en el stand, a los cuales los que visiten el stand pueden contactar para obtener mayor información sobre las características de los productos y servicios que ofrecen.
e)    Características, contenido y hora de las presentaciones y seminario que  el organismo de turismo del destino, conjuntamente con los prestadores de servicios,  impartirán para promover los productos y servicios del lugar.

En cuanto al personal de los prestadores de servicios que participarán en las ferias, debe decirse que estos deben estar  preparados para negociar.  Tanto los tour operadores europeos como los mayoristas americanos, entrenan a sus compradores en técnicas de negociación a los efectos de que puedan comprar en las mejores condiciones para sus empresas.  Los especializan incluso para negociar y comprar servicios turísticos en cada región en particular, debido a las diferencias culturales que las caracterizan y que inciden en las negociaciones en cada una de ellas.
Los prestadores de servicios turísticos del destino por tanto, tienen que ser entrenados para fortalecer su capacidad negociadora.  Acción esta  que debe formar parte integral de la política de capacitación del organismo de turismo  para apoyar la promoción y comercialización de la oferta turística del destino.

Portal de América

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